Von vielen Excel-Tabellen zu einer zentralen Plattform: wie eine Zürcher Bildungs- und Kulturinstitution Vermietung, Veranstaltungen und Verrechnung in einer Software vereint.
Unternehmen
Die Paulus Akademie ist eine Bildungs- und Kulturinstitution, die Begegnung und Dialog ermöglicht. Mit Podien, Vorträgen, Seminaren, Tagungen, Ausstellungen, Bildungs- und Kulturreisen sowie Webinaren greift sie gesellschaftlich und ethisch relevante Themen auf: wissenschaftsbasiert, interdisziplinär und in weltanschaulicher Offenheit.
Seit Frühjahr 2020 verfügt die Akademie über ein eigenes Veranstaltungszentrum, das Institutionen, Unternehmen und Vereinen für interne und öffentliche Anlässe offensteht.
Ausgangslage
Vor Bp Event waren Veranstaltungen und Vermietungen mit hohem administrativem Aufwand verbunden. Gearbeitet wurde mit verschiedenen, nicht verknüpften Tools und zahlreichen Excel-Tabellen. Die Prozesse hingen stark an manuellen Arbeitsschritten und damit an personellen Ressourcen.
Entscheidung
Den Ausschlag gab, dass sich mit Bp Event alles in einer Software abbilden lässt: von der Kundenanfrage über die Teilnahmeverwaltung bis zur Verrechnung, ergänzt um Kundendaten, Newsletter und Dashboards. Überzeugt haben zudem der Full-Service-Ansatz, der Support aus der Schweiz, bestehende Referenzkunden und das gute Preis-Leistungs-Verhältnis.
«Von Anfang an haben wir die gleiche Sprache gesprochen und fühlten uns gut verstanden.»
Bp Event im Alltag
Heute arbeiten alle Bereiche der Paulus Akademie mit Bp Event und finden die relevanten Informationen an einem zentralen Ort, von der Raumreservation bis zur Rechnung für Mieten und Tickets.
- Raumverfügbarkeit & Reservationen
- Teilnahmeverwaltung
- Ticketing via Ticketino
- Rechnungen für Mieten & Tickets
- Kundendaten
- Newsletter-Versand
Nahtlos integriert
Bp Event ist mit Ticketino, der Buchhaltung und der Website der Paulus Akademie verbunden.
«Die Schnittstellen zu unserer Buchhaltungssoftware, zu Ticketino und zu unserer Homepage zeigen, wie flexibel Bp Event ist und wie gut es sich in unsere Systemlandschaft integrieren lässt.»
Ergebnis
- Schneller planen, mehr durchführen. Mehr Veranstaltungen ohne Verlust der Übersicht, inklusive aller Ressourcen.
- Auskunft auf Knopfdruck. Freie Räume und Kosten sind jederzeit rasch ersichtlich, die Verrechnung läuft effizient.
- Weniger Fehler, weniger Abstimmung. Eine zentrale Datenbasis für alle Beteiligten ersetzt manuelle Schritte und Rückfragen.
- Spürbar weniger Stress. Die Automatisierung entlastet das Team. Die Software läuft stabil und ist jederzeit verfügbar.
Zusammenarbeit mit MDAS
Die Einführung war klar strukturiert, vom Onboarding bis zur Umsetzung. Geschätzt werden besonders die gute Erreichbarkeit, der Support direkt aus der Schweiz und die schnelle Umsetzung von Anliegen.
«Die Zusammenarbeit ist unkompliziert und partnerschaftlich. Man merkt, dass unsere Bedürfnisse ernst genommen werden.»
Rat an andere Eventbetriebe
«Habt Ihr wirklich noch so viele Ressourcen frei?» Mit Bp Event lassen sich viele Abläufe zentralisieren und automatisieren. Das spart Zeit, reduziert Fehler und schafft wieder Kapazität für die eigentliche Arbeit.
